Så här fungerar det

Mellanarkiv
Mellanarkivet i R7e-arkiv kan jämföras med ett fysiskt arkiv där verksamheten själv kan söka information. Leverans till mellanarkivet görs lämpligen då tex ett gammalt journalsystem ska avvecklas men personalen fortfarande har behov av tillgång till uppgifterna. De får då direktåtkomst till uppgifterna i R7e-arkivets mellanarkiv.

Slutarkiv
Handlingar som inte längre behövs inom verksamheten skickas till Arkivmyndigheten (Regionsarkivet). För elektronisk information innebär det att uppgifterna ska levereras till R7e-arkivets slutarkiv. Arkivmyndigheten tar över ansvaret för de uppgifter som ska bevaras och alla förfrågningar och sökningar sker via Arkivet.

Behörighet
Behörigheter styr vilken information som en användare har rätt att se. Detta gäller både mellan- och slutarkiv oavsett informationstyp.

Gemensam drift och förvaltning
Driften av R7e-arkiv finns i Region Örebro. R7e-arkiv har en gemensam central förvaltning som bemannas från de olika regionerna och bekostas av gemensamma medel. Här finns andra och tredje linjens support. Regionerna har även egna lokala förvaltningar. Här finns första linjens support och bekostas av lokala medel.

R7e-arkiv innebär förutsättningar till samarbete mellan regioner med fokus på erfarenhet- och kunskapsutbyte.

Ekonomiska fördelar
Vid avveckling av gamla applikationer kan verksamheten slippa drift- och supportkostnader genom att leverera informationen till mellanarkivet i R7e-arkiv. På så sätt kan de ändå ha direktåtkomst till informationen.

Väljer man istället att behålla de gamla applikationerna, riskerar man att betala för servrar man inte använder, supporten upphör alt blir väldigt dyr. Det finns också en risk att systemet kraschar eller att tekniska försättningar ändras, så man inte längre kommer åt informationen.

Då R7e-arkiv är en gemensam lösning medför det att flera regioner delar på kostnaderna för drift och förvaltningsorganisation.