Leveransprojekt

Arkivering av digitala system sker i projektform
Arkivering av ett digitalt system ska drivas i projektform. I projektet ska deltagare från levererande verksamhet, IT och den lokala e-arkivförvaltningen delta.

Konvertering till godkända format
De uppgifter som ska bevaras ska exporteras från det format som finns i källsystemet till ett format som är anpassat för långtidsbevarande. För detta ändamål har xml-specifikationer arbetats fram av den centrala R7e-arkivförvaltningen. Specifikationerna styr vilka uppgifter som ska exporteras och hur datat ska struktureras. Dessa filer ska därefter importeras till R7e-arkiv. Arbetet är omfattande och kräver delaktighet från både levererande verksamhet, IT och den lokala e-arkivförvaltningen.

Meningen är att källsystemet ska avvecklas när den bevarade informationen överförts till e-arkivet. Om det inte görs en konvertering till ett format för långtidsbevarande måste källsystemet bevaras och de löpande kostnaderna för systemet och all hårdvara och övrig mjukvara kommer att löpa vidare. Att överföra informationen till e-arkivet och avveckla källsystemen kommer att medföra minskade kostnader. Även om det inte finns några direkta kostnader för ett gammalt system i form av licenser eller liknande så kan det kräva dyra uppdateringar för att kunna flytta det till en annan hårdvara när gamla servrar börjar visa tecken på att haverera eller så kan det innebära ett stort pusslande att försöka hålla gamla servrar igång, vilket inte heller är kostnadsfritt.